电子邮件是当今世界使用最广泛的沟通方法之一，它具有迅速、快捷、方便、无纸化、不受时空限制、成本几乎为0等非常多的优点。
集团电子邮件就是基于本公司域名的大批量用户的专用邮件系统。例如如贵公司申请的域名为xxx.com，则贵公司的邮件地址也就类似[email protected]。一个正式的企业，应该有属于自己的集团电子邮件系统。
公共邮件系统一般是基于其它非本公司域名的专门对外开放的邮件系统，如平常大家在网上申请的类似[email protected]、[email protected]的邮件地址。
建立集团电子邮件系统一般有2个方案：
企业提供独立域名，租用其它专业邮件服务商的邮件系统；
企业在自己公司局域网内部服务器上建立完全属于自己的邮件系统。
企业架设自己专有的邮件系统的收益在于：
方便快捷。所有文档可在极短时间内传递到公司所有人，包括含有很大附件的邮件；其它邮件系统一般不可以传递大附件，造成使用上的麻烦。
节省纸张与打印耗材。使用邮件系统，就大量省去了原始的打印、复印所造成的办公耗材浪费。集少成多，一年算下来，省下的耗材价值是很惊人的。
节省人力。使用邮件系统，把原来由办公室文员所做的文件分法传递工作交由系统来处理，间接的节省了人力开支。
可管理性高。邮件系统安装在自己企业内部，系统管理员可按照公司指定的使用策略任意配置邮件服务器，从而达到最高的使用效率。
节省硬件设备。如果邮件量不是非常大，那么邮件服务器还可以与其它应用服务共用同一台主机，从而再次节省了成本。
节省Internet互联网的接入带宽。一般的，企业每日所收发的邮件中，有95％都是企业内部的，即是不用经过Internet互联网的；如果采用公共邮箱，那么所有邮件都要经过Internet互联网绕一圈再回到企业局域网内部，这就极大的占用了Internet互联网的接入带宽，造成了带宽浪费。