基于Windows NT 的Exchange Server并不是企业级电子邮件系统的最佳选择。由于对稳定性等性能要求非常高，因此大型电子邮件系统一般都使用UNIX作为服务器的操作系统，例如，Hotmail使用FreeBSD和Solaris，国内163等站点也是采用BSD系列。追求稳定的大型企业可采用FreeBSD和Solaris，普通中小企业可采用Linux。
传统的UNIX系统下的电子邮件系统由于设计所能承受的用户数有限，其系统结构存在一定的缺陷，难以承受大用户量的访问。比如，应用非常广泛的Sendmail系统就存在如下几个局限性：
* 由于其用户信息存放于/etc/passwd文件中，在大用户量的情况下认证效率将会大大降低；
* 邮件存放通常在/var/mail目录下面，每个人的邮件是一个文件，用户数多则邮件文件就多。而在UNIX系统中，同一级目录中的文件超过一定数量后，文件系统运转效率将会大大降低。当使用NFS共享存储空间的时候，还会产生一个严重的问题——由于NFS缺乏文件锁定机制，在使用传统的用户邮件存储格式Mailbox时，由于所有的邮件都保存在同一个文件中，因此进行邮件操作就必须加锁，以保证没有访问冲突，这就使得它不适合NFS存储方式；
* 由于每一个用户的多封邮件都位于同一个文件中，所以如果在用户取信过程中出现网络异常，则很容易引起邮箱的死锁。
上述问题大大限制了Sendmail邮件系统在用户数量较大情况下的应用。另外，如果完全以系统用户做为邮件系统的用户也存在严重的安全隐患。因此，如果要适应大容量的需要，必须从邮件系统体系结构上，特别是邮件存贮方式和用户认证方式上进行改进，使之在大用户量的情况下仍旧能够保持良好的性能。
Qmail是可以完全替代Sendmail-binmail体系的新一代UNIX邮件系统，它也是一个基于UNIX操作系统的Internet邮件传输机构（ Internet Mail Transfer Agent 简称MTA)。它采用标准的简单邮件传输协议（Simple Mail Transfer Protocol 简称SMTP)与Internet上其他MTA交换信息。为了解决用户邮件存储问题，Qmail提出了Maildir存储方式，每个邮件作为单独的一个文件保存在用户个人的邮件目录下，这就避免了加锁。同时，Qmail支持虚拟域（Virtual Domain）和虚拟用户（Virtual User），使邮件系统的用户独立于UNIX系统用户。与Sendmail相比，Qmail有以下优点：
*安全---- Qmail将E-mail处理过程分为多个分过程，尽量避免以Root用户身份运行。同时Qmail也禁止对特权用户(Root、Deamon等)直接发信。
*可靠---- Qmail的直接投递保证了E-mail在投递过程中不会丢失。Qmail同时支持新的更可靠的信箱格式——Maildir，保证系统在突然崩溃情况下不至破坏整个信箱。
* 高效----运行在奔腾的BSD上,Qmail每天可以轻松地投递20万封电子邮件。
*简单---- Qmail 要比其他的Internet Mail系统小得多。 它通过统一的向前机制完成Forwarding、Alias和Maillist等功能, Qmail使用简单高效队列来处理投递。Qmail-SMTPD可以由Inetd启动,节省了一定资源。
当前在国内最流行的免费电子邮件系统如163、371等，都是使用网易公司开发的系统。这些系统就是采用Qmail作为基本服务器软件，采用NFS网络文件系统作为用户邮件存储空间，使用Maildir作为邮件存储格式，提供多级目录以支持较大的用户数。
与Internet上的免费电子邮件系统相比，大中型企业电子邮件系统用户主要为企业内部用户，虽然数量没有上十万、百万那么多，用户群也相对固定，但对系统的安全性、稳定性的要求更高，用户管理工作也更细致、繁琐。如果能采用统一的Web 形式建立完善的用户数据库并提供邮件服务和用户管理，则会在方便用户的同时，大大地减轻系统管理员繁琐的工作。
Qmail是GNU下的一个著名的自由软件，世界各地的高手们为进一步完善和扩充它的功能，开发了大量的基于Qmail的工具和补丁软件，VmailMgr(Virtual Mail ManaGeR)就是其中之一。它增强了Qmail虚拟域（Virtual Domain）的功能，提供了大量的命令，以方便建立和管理独立于UNIX系统用户的邮件系统用户，提供软、硬空间限额等丰富的管理功能；邮件服务器的虚拟用户也可以通过POP3、IMAP标准协议访问自己的邮箱。特别值得一提的是，VmailMgr还提供一组CGI程序和PHP函数，有了这组程序，用户们可以通过Web页面进行邮箱申请、密码更换，邮件管理员也可以通过Web页面轻松完成用户管理和邮件系统的配置工作。
一个优秀的大型企业电子邮件系统应该具备以下功能：
1. 为企业内部用户提供大规模高速安全可靠的邮件服务，用户数量可达数千至数万人。
2. 邮件系统支持各种E-mail的标准协议，提供POP3和IMAP邮件访问方式。
3. 提供WebMail的功能，用户只需要一个浏览器，便能完成所有邮件的操作。
4.为每个用户提供20MB或更大的大容量邮件存储空间。
5.为用户提供Mailing List、邮件转寄、别名等功能。
6. 建立用户数据库系统，保存用户注册时的个人信息，方便用户管理。
7. 为日常维护人员提供完全基于浏览器的日常管理和监测工具，支持远程管理。
该系统对硬件要求不高，可采用性能价格比较高的PC型服务器。具体配置根据用户数量而定，如果用户数量较少，单台普通的PC服务器配以稍大一些的SISC硬盘就能满足要求；如果用户数量较大，则需要较大内存（最好配到256MB以上），相应外存要求也较高，可配100GB以上的RAID系统或采用专用的NFS服务器，以适应大量用户大容量邮件存储的要求。
软件可以全部使用开放源代码的自由软件，功能全面，可根据需要灵活配置。为追求稳定，在大型企业应用中可采用Freebsd替换Linux，具体配置见表1。
表1 序号
类别
名称
版本
下载地址
1
操作系统
Linux
Blue Point 1.0
www.openunix.net
2
邮件系统
qmail
1.03
www.qmail.org
3
Vmailmgr
0.96
www.Vmailmgr.org
4
Courier IMAP
0.32
www.inter7.com/courierimap/
5
Web服务器
Apache
1.3.12
www.apache.org
6
PHP 3
3.0.12
www.php.org
7
数据库系统
MySQL
3.22.3.0
www.mysql.org
这样的一套系统具有很高的性能价格比，突破了以往邮件系统依赖于昂贵硬件设备的限制，从高端服务器到低端服务器均可以适应，易于管理和使用，提供高性能的大容量邮件服务。尤其是软件全部使用开放源代码的自由软件，使我们能够自由下载和传播这些软件的源代码。与一般商业软件相比，这些自由软件在可靠性、安全性及稳定性上有明显优势。它们大多数具备良好的定制功能，使用者能够完全按照自己的需求来定制软件。除了能节约购买商业软件的巨大开销外，开放源代码使得软件在版权方面比私有软件具有更大的灵活性，也给我们安装软件以更大的自由度。目前有几百种成熟的开放源代码产品正被广泛使用，有一些产品的性能大大超过了同类的商业软件。